Группы

Назначение

Группы объединяют сотрудников по структуре организации: департаменты, отделы, филиалы. Группы можно вкладывать друг в друга и назначать каждой руководителя. По группам выбирают получателей кампаний и смотрят статистику.

Где находится и кому доступно

Меню Пользователи → Группы. Пункт виден ролям «Гл. Администратор», «Администратор» и «Наблюдатель».

• «Гл. Администратор» видит и изменяет все группы.
• «Администратор» видит только группы, где он назначен руководителем, и их вложенные группы, и изменяет только их.
• «Наблюдатель» только просматривает группы: кнопка «Добавить» и действия над группами ему недоступны.

Перед началом

• Руководителем группы назначают пользователя с ролью «Гл. Администратор», «Администратор» или «Наблюдатель». Заведите учётные записи руководителей заранее в разделе Пользователи → Администраторы.
• Группы появляются и автоматически: при синхронизации с LDAP и при импорте сотрудников из CSV. Такие группы отмечены в столбце «Источник» значениями «LDAP» и «CSV». Вручную создавайте группы, которых нет в этих источниках.

Настройка

1. Откройте Пользователи → Группы. В режиме «Иерархия» показаны группы верхнего уровня; стрелка слева от названия раскрывает вложенные группы.

Обозначение полей:

2. Нажмите «Добавить» и заполните форму «Создать группу».

Обозначение полей:

3. Нажмите «Сохранить». Группа появится в списке; вложенная группа — под своей родительской группой.

4. Добавьте в группу сотрудников. Это делается в разделе Пользователи → Сотрудники: отметьте сотрудников, нажмите «Назначить группу», выберите группу и нажмите «Продолжить». Группа добавляется к уже назначенным: сотрудник может состоять в нескольких группах. Группы отдельного сотрудника можно также выбрать в поле «Группа» его карточки.

Изменение группы

Откройте меню действий группы и выберите «Редактировать». Откроется форма «Изменить группу» с теми же полями. В блоке «Состав» показаны сотрудники, которые состоят непосредственно в этой группе.

Для групп из LDAP в форме есть переключатель «Сохранить руководителя вручную»: «Включите, чтобы сохранить ручной выбор; выключите, чтобы следующий LDAP-синк снова мог назначить руководителя.»

Исключение сотрудников из группы

Нажмите значок рядом с числом в столбце «Пользователей». Откроется список «Непосредственные пользователи группы». Отметьте сотрудников и нажмите «Исключить из группы», затем подтвердите. Сотрудники остаются в системе и во всех остальных группах.

Удаление группы

Выберите «Удалить» в меню действий группы или отметьте несколько групп и нажмите «Удалить» над списком, затем подтвердите удаление. Сотрудники удалённой группы остаются в системе, а её вложенные группы становятся группами верхнего уровня.

Проверка результата

• Новая группа видна в списке Пользователи → Группы: в режиме «Иерархия» — под родительской группой, в режиме «Список» — среди всех групп.
• После назначения сотрудников в столбцах «Пользователей» и «Всего пользователей» появились их количества, а в форме «Изменить группу» в блоке «Состав» — список сотрудников.

Ограничения и частые ошибки

• «Группа с таким именем уже существует в этой ветке иерархии.» — у выбранной родительской группы (или среди групп верхнего уровня) уже есть группа с таким названием. Измените название или родительскую группу.
• «Невозможно установить родительскую группу, так как это создаст цикл в иерархии групп.» — в качестве родительской выбрана сама группа или одна из её вложенных групп.
• Буква «ё» удаляется из названия при вводе: «Отдел учёта» превращается в «Отдел учта». Пишите «е» вместо «ё».
• «Укажите руководителя» — пользователь с ролью «Администратор» сохраняет группу без руководителя.
• «Выберите родительскую группу из доступной области» — пользователь с ролью «Администратор» создаёт группу без родительской группы. Администратор создаёт группы только внутри своей области и не может сделать группу группой верхнего уровня.

Сотрудники

Назначение

В разделе ведётся список сотрудников организации: тех, кому отправляются учебные фишинговые рассылки и назначается обучение. Сотрудников добавляют вручную, загружают из файла .csv или .xlsx, получают из LDAP-каталога или из других подключённых источников. Здесь же сотрудников распределяют по группам и выбирают для новой кампании.

Учётные записи с административными ролями ведутся отдельно — в разделе Пользователи → Администраторы.

Где находится и кому доступно

Меню Пользователи → Сотрудники. Пункт виден ролям «Гл. Администратор», «Администратор» и «Наблюдатель».

• «Гл. Администратор» видит всех сотрудников, добавляет, изменяет, удаляет их и импортирует список из файла. Кнопка «Импорт» доступна только этой роли.
• «Администратор» видит только сотрудников групп, где он назначен руководителем (включая вложенные группы), и работает только с ними. Нового сотрудника он обязательно помещает в одну из своих групп.
• «Наблюдатель» только просматривает список: кнопка «Добавить», меню действий и выбор сотрудников ему недоступны.

Перед началом

• Создайте группы, по которым будут распределены сотрудники (Пользователи → Группы). Группы из файла импорта создаются автоматически.
• Если сотрудникам нужны дополнительные сведения (должность, город и т. п.), «Гл. Администратор» заводит их на вкладке «Пользовательские поля» в разделе Настройки. Эти поля появляются в карточке сотрудника и столбцами в списке.
• Для постоянной синхронизации с каталогом организации подключите LDAP на вкладке «LDAP» в разделе Настройки (вкладка видна роли «Гл. Администратор», если подключён модуль LDAP). Сотрудники из каталога появляются в этом списке с источником «LDAP».
• Число внутренних сотрудников ограничено лицензией. Когда предел достигнут, вместо формы добавления показывается сообщение «Вы достигли максимального количества пользователей, предполагаемого лицензией».

Настройка

1. Откройте Пользователи → Сотрудники. Новые сотрудники показаны первыми.

Обозначение полей:

Справа над списком расположены кнопки «Импорт» (загрузка списка из файла) и «Добавить» (новый сотрудник).

Добавление сотрудника

2. Нажмите «Добавить» и заполните форму «Создать пользователя».

Обозначение полей:

3. Нажмите «Сохранить». Сотрудник появится первым в списке на вкладке «Внутренние» с источником «Ручной ввод».

Изменение сотрудника

Откройте меню действий сотрудника и выберите «Редактировать». Откроется форма «Изменить пользователя» с теми же полями. Изменения в поле «Группа» заменяют список групп сотрудника целиком: снятая группа исключает его из неё.

Данные сотрудников из LDAP-каталога при следующей синхронизации приводятся к данным каталога. Изменяйте такие записи в самом каталоге.

Действия над несколькими сотрудниками

4. Отметьте сотрудников флажками слева. Над списком появится панель действий. Выбор сохраняется при переходе на другую страницу списка; флажок на панели отмечает или снимает всех сотрудников текущей страницы.

Обозначение полей:

5. Чтобы добавить сотрудников в группу, нажмите «Назначить группу», выберите группу в окне «Выберите группы» и нажмите «Продолжить». Группа добавляется к уже назначенным: из других групп сотрудники не исключаются. Появится сообщение «Группа успешно назначена».

Исключить сотрудников из группы можно в разделе Пользователи → Группы, в списке непосредственных пользователей группы.

Удаление сотрудника

Выберите «Удалить» в меню действий сотрудника или отметьте нескольких сотрудников и нажмите «Удалить» на панели действий, затем подтвердите удаление. Сотрудник удаляется из системы и из всех групп; восстановить запись нельзя — только добавить сотрудника заново.

Импорт из файла

Импорт доступен роли «Гл. Администратор». Он добавляет новых сотрудников и группы и дополняет данные уже существующих; сотрудники, которых нет в файле, остаются в системе.

6. Подготовьте файл .csv или .xlsx размером не больше 20 МБ:

   • первая строка — названия столбцов, каждая следующая строка — один сотрудник;
   • столбцы: email, firstName (имя), lastName (фамилия), middleName (отчество), groupName (группа); обязателен только столбец с адресом;
   • в файле .csv столбцы разделяются запятой, точкой с запятой или табуляцией; из файла .xlsx читается первый лист.

7. Нажмите «Импорт». Откроется окно «Импорт пользователей и групп», шаг 1 «Выбор файла». Нажмите «Загрузите файл» или перетащите файл в отмеченную область.

8. На шаге 2 «Сопоставление полей» показаны число строк файла и первые 7 строк. Под каждым столбцом файла в строке «Назначение» выберите, что в нём записано: «Email», «Имя», «Фамилия», «Отчество», «Группа» или «[ Пропуск ]». Столбцы с названиями email, firstName, lastName, middleName, groupName сопоставляются автоматически. Кнопка «Загрузить другой файл» возвращает к шагу 1.

9. Нажмите «Импорт». После загрузки появится сообщение «Импорт завершен», а сотрудники — в списке с источником «CSV».

Как обрабатываются строки файла:

• Сотрудник опознаётся по e-mail. Если такого адреса ещё нет, сотрудник добавляется; если есть — его имя, фамилия и отчество заменяются значениями из файла. Данные сотрудников из LDAP-каталога импорт не изменяет.
• Строки без e-mail пропускаются. Если адрес встречается в файле несколько раз, учитывается одна строка.
• Группы из столбца «Группа» ищутся по названию среди групп верхнего уровня; недостающие создаются. Сотрудник добавляется в группу из своей строки и остаётся в прежних группах. Чтобы поместить сотрудника в несколько групп, повторите его строку с другой группой.
• Если после импорта число внутренних сотрудников превышает лицензию, лишние сотрудники удаляются, начиная с добавленных последними. Предел лицензии показан в окне импорта красным текстом «Пользователи сверх ограничения лицензии (…) будут удалены».

Формат CSV, который ожидает StopPhish, имеет следующие заголовки колонок:

email, firstName, lastName, middleName, groupName

Если указанной группы не существует, она создастся автоматически.

Выберите CSV, который вы хотите загрузить. Затем сотрудники загружаются и отображаются в окне.

Шаблон файла для импорта пользователей можете скачать по этой ссылке: template-import.csv

Как подготовить файл для импорта

1. CSV

1. Откройте файл в Excel и добавьте пользователей в таблицу.
2. В меню программы нажмите Файл, затем сохранить как и выберите место для сохранения файла.
3. Выберите в "Тип файла" CSV UTF-8 (разделители – запятые) и нажмите сохранить.
4. На Вашем экране появится всплывающее окно, в котором будет информация о том, что некоторые функции могут быть потеряны, если Вы используете этот формат. Пожалуйста, нажмите на "да".
5. Закройте файл Excel. Если откроется ещё одно окно с вопросом о сохранении изменений, то нажмите "нет".
6. Импортируйте файл в приложение StopPhish.

2. TXT

Можно подготовить файл в формате TXT с разделителем – запятой.

Главное – не забывайте про первую строку: email,firstName,lastName,middleName,groupName

Проверка результата

• Новый сотрудник виден первым в списке Пользователи → Сотрудники на вкладке «Внутренние», в столбце «Группы» — его группы.
• Найти сотрудника можно поиском: нажмите значок лупы в правом углу заголовка таблицы и введите часть фамилии или адреса.

• После назначения группы её название появилось в столбце «Группы» у выбранных сотрудников, а в разделе Пользователи → Группы выросло число в столбце «Пользователей».

Ограничения и частые ошибки

• «Пользователь с таким email уже существует» — адрес занят другим сотрудником или администратором. Найдите его поиском по адресу (на вкладке «Все») или укажите другой адрес.
• «Укажите группу» — пользователь с ролью «Администратор» сохраняет сотрудника без группы. Выберите одну из своих групп.
• «Необходимо выбрать колонку с email» — на шаге 2 импорта ни одному столбцу не назначено «Email»; кнопка «Импорт» недоступна, пока его нет.
• «Сопоставляются дублирующиеся столбцы. Будет использован только последний» — одно и то же назначение выбрано для нескольких столбцов файла; оставьте его у одного столбца.
• «Размер файла не должен превышать 20 МБ» — разделите файл на части и импортируйте их по очереди.
• «Не удалось прочитать файл. Попробуйте загрузить другой файл» — файл повреждён или имеет другой формат. Сохраните его заново как .csv (UTF-8) или .xlsx.
• «Поля заполнены некорректно. Пожалуйста проверьте, что все импортируемые email корректны и иные поля заполены корректно» — в файле есть адрес в неверном формате или слишком длинное значение (имя длиннее 512 символов, адрес длиннее 320). Исправьте строки и повторите импорт: до исправления не загружается ни одна строка.
• Кнопка «Создать кампанию» неактивна — среди выбранных есть внешние сотрудники. Выбирайте сотрудников на вкладке «Внутренние».